Gana tiempo con el método GTD

Aunque este post es más largo de lo habitual en mi blog, creo que merecerá la pena que lo leas. Este post puede ayudarte a organizarte de una forma mucho más eficaz, porque el GTD es un método, no una teoría imposible de poner en marcha.

Yo soy una mujer de métodos, y el método GTD me ayudó y me sigue ayudando en el día a día.Cuando nuestro cuerpo interpreta que estamos en peligro empieza a activar ciertos mecanismos para concentrar la energía en determinadas funciones en detrimento de otras.

Podemos imaginarnos a nosotras mismas ante un león. Aumentaría el riego sanguíneo en piernas, aumentaría nuestra concentración para ayudar a la huida y podríamos sufrir un corte de digestión para que nuestro cuerpo utilizara toda su energía en ciertos procesos y dejara funciones del cuerpo sin realizar.

El estrés como tener un león a 5 metros todo el día y todos los días, algo para lo que nuestro cuerpo no está preparado y por tanto se sobrecarga y deja de funcionar correctamente. Yo soy adicta a todo lo que rodea la maternidad. Estoy conectadas a las mamastuiteras, mamasblogueras, mamas estresadas, las malas madres, las mamas vaca, las fans colecho, las lactivistas. Hay mucho más que nos une que lo que nos separa, y hay un tema común para todas “el tiempo”. Las horas del día no son suficientes, no llegamos, no abarcamos y nos estresamos.

 

MADRES Y GTD
Hay infinidad de estudios y teorías sobre el control de estrés en el entorno laboral. Yo soy más de métodos, porque las teorías se quedan en eso, en teorías que difícilmente podemos llevar a la práctica.
Hace un par de años empecé a tomarme en serio mi empresa, y dentro de un programa de jóvenes empresarios tuve la suerte de tener un “COACH”. Estaba en una de esas épocas que mi hijo tenía unas cuantas citas relacionadas con su alergia (densiometrías, análisis, prick y compañía), tenía reuniones a diario, múltiples proyectos cojeando por todas partes, mudanza de casa… Ya os podéis imaginar, la agenda echaba humos, las alertas por todas partes, post-it, etc… Me dijo: ¿conoces la metodología GTD?. Es algo más que una agenda
Esa misma tarde, mi vida cambió. Una libreta y un bolígrafo disipó en cuestión de 3 horas toda la angustia de no llegar a nada.

METODOLOGÍA GTD Trabajemos fuera o no ¿porqué vamos a desaprovechar un recurso tan poderoso de organización? Podéis utilizar google y aprender todo lo que podáis sobre GTD, descargar aplicaciones GTD para vuestro smartphone, portátil o tablet.

Crear una tabla en excel o comprar la libreta más mona que podáis encontrar para seguir este método. Dependerá de vuestro nivel de frikismo, yo empecé con la libreta, pasé por la tabla excel y hoy lo tengo tengo una aplicación GTD en mi smartphone que es una maravilla. Una breve descripción del método GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything («Preparado para cualquier cosa»): «Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas.

Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estas haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.» Yo os voy a contar la versión light y ultrarápida que a mí me explicaron para que podáis comenzar ahora mismo a sacar información de vuestras cabezas.

Os recomiendo empezar con una simple libreta para organizar la información de la manera que os voy a exponer. Después dependerá de vuestras preferencias utilizar aplicaciones para smartphote, pc,tablet, una tabla excel o haceros adictas a una preciosa libreta de toda la vida. Yo empecé realizando una tabla de la siguiente manera, esa primera vez que me puse delante de ella recuerdo que anoté 65 tareas. Esas son muchas cosas que llevar en la cabeza. Así se realiza:

ENTORNOPROYECTOTAREABANDEJAPROGRAMADADELEGADO
Aquí anotaremos los diferentes entornos que componen nuestra vida. Podemos usar etiquetas como trabajo, casa, familia, personal, etc… Ejemplo: CasaUn proyecto es un objetivo a cumplir que se compone de múltiples tareas. Ejemplo: Cumpleaños pequemonstruoTarea es una acción, los proyectos tienen múltiples tareas. Sin embargo puede haber tareas que no estén dentro de ningún proyecto. Ejemplo: – Comprar ingredientes tartaAquí anotamos con una x las tareas que sabemos que están ahí pero no tenemos todavía programado cuando hacerlasAquí anotamos la fecha de aquellas tareas que vamos a programar. Las que no tenemos programadas no tendrán fecha. Una vez programadas las podemos pasar a la agenda el calendario o el móvilAquí anotaremos a que persona le vamos a pasar la tarea a realizar, en el caso de que deleguemos esa tarea.

Ejemplo: Papá rabioso.

Hay dos reglas a tener en cuenta: Regla de los dos minutos: «Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente» no la anotes. Estas tareas son del tipo: llamar por teléfono, mandar un mail, etc… No apuntar más de dos o tres tareas por cada proyecto. Es inútil e ineficiente, hasta que no realicemos las dos tareas primeras, no podemos hacer las siguient

es. Todas las mañanas me sentaba delante de la lista a repasarla. Tachaba las tareas realizadas y apuntaba los siguientes pasos, anotaba en mi agenda lo que necesitaba recordar en su día correspondiente y la llevaba siempre encima para anotar lo que fuera surgiendo. Ahora lo hago todo con una aplicación móvil, que permite poner alertas y se aun más eficiente. Ahora mis tareas no exceden de 20 y por supuesto estoy mucho más relajada porque no tengo que tenerlo todo en la cabeza, está todo bien anotado y organizado, incluso aquello que no sé cuando voy a poder hacerlo. Pero ahí está todas las mañanas para recordarlo. Aquí os dejo un ejemplo de mi tabla GTD

ENTORNOPROYECTOTAREABANDEJAPROGRAMADADELEGADO
PersonalPerder pesoBuscar información en Internet sobre aminoácidosx
FamiliaAlergias pequemonstruoVer oferta de seguros privadosX
FamiliaAlergias pequemonstruoHablar con su pediatra29/03/12
PersonalMamáconvergenteRevisar y corregir todos los postX
PersonalMamáconvergenteCrear página para organizar recetasX
Trabajo(no tiene entidad de proyecto)Entregar documentación IRPF26/03/12
TrabajoTienda OnlineRecoger catálogo26/03/12
CasaMejoraConstruir muroPapá rabioso
CasaCompraCarne pucheroX
Actualización:
Puedes descargar una tabla GTD aquí
QUIERO DESCARGARLO
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negocios personales
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